625.1 Inleiding[//]

Dit is een simpel mechanisme om personeel te laten registreren hoe het systeem gebruikt wordt terwijl dit niet noodzakelijkerwijs tot een transactie of gebeurtenis leidt. Hiermee kunnen statistieken van meer abstracte activiteiten vergaard worden.

De twee voornaamste voorbeelden zijn het vastleggen van informatievragen en bezoekersaantallen, maar de bibliotheek kan zelf nog andere acties of gebeurtenissen definiëren waarvan statistieken moeten worden bijgehouden.

Hiervoor hoeft een medewerker alleen maar een speciale barcode te scannen vanaf een willekeurig menu scherm en de statistiek wordt geregistreerd. Bibliotheken kunnen bijvoorbeeld ook het begin en eind van een activiteit registreren door het scannen van de speciale barcode aan het begin en weer aan het eind. Hiermee kan het verstrijken van tijd tussen begin en eind gemeten worden.

Standaard rapportage mogelijkheden van SSP kunnen vervolgens gebruikt worden om rapporten te genereren van dergelijke “transacties”.

Hoewel de aanname is dat dit gebruikt zal worden voor zaken als informatievragen en bezoekersaantallen, heeft een definitie geen enkele betekenis binnen het systeem. Er kan van alles ingevoerd worden. Men kan bijvoorbeeld een code "Zwerfhonden" definiëren wanneer men wil weten hoeveel honden er de bibliotheek binnenlopen.

De definities zijn systeembreed – dat wil zeggen dat ze gedeeld worden door alle instellingen en locaties binnen het systeem. Bij rapportages kan dit opgesplitst worden naar bijvoorbeeld locaties, maar de basis is systeembreed.

625.2 Parameter instellingen[//]

Nadat u deze menu optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:

Opties op het scherm

Invoeren: Gebruik deze optie om een nieuwe definitie in te voeren. Zie hieronder voor een toelichting.

Wijzigen: Selecteer een regel en dan deze optie om een bestaande definitie te wijzigen. Zie hieronder voor een toelichting.

Nadat u een van beide bovenstaande opties heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:

Velden op het scherm

Code: dit is de unieke code om de statistiek te identificeren.

Omschrijving <taal>: dit is de omschrijving die door het systeem getoond wordt.

In gebruik: hiermee kan de code tijdelijk o fpermanent gedeactiveerd worden. Codes mogen niet verwijderd worden aangezien ze misschien niet meer gebruikt worden maar in het verleden wel zijn gebruikt en dus nodig zijn voor rapportages.

Vastleggen verstreken tijd: dit geeft aan dat het systeem een begin en eindtijd moet vastleggen, zodat verstreken tijd kan worden geregistreerd.

Barcodes: dit is een meerregile invoerbox, waardoor een of meer barcodes aan de actie gekoppeld kunen worden. Dit kunen echte (gedrukte) barcodes zijn die gescand kunen worden, maar dit is niet noodzakelijk. In bovenstaand voorbeeld is gewoon "barcode1" ingevoerd, het intikken van deze tekst is voldoende om de actie te registreren. In feite kan elk type barcode of willekeurige tekst gebruikt worden.

625.3 Online verwerking[//]

Het systeem controleert of input vanaf een menu overeenkomt met een barcode gedefinieerd in deze AFO. Het bijhouden van statistieken kan alleen gedaan worden vanaf menu schermen en niet van overzichten of invulschermen.

Als het systeem een dergelijke barcode herkent wordt er een ingang aan het transactie log toegevoegd waarover op de gebruikelijke manier rapportages gemaakt kunnen worden. Dus alle standaard gegevens worden opgeslagen – zoals datum, tijd, locatie, medewerker en natuurlijk de statistische code.

Het systeem vraagt opzettelijk niet om bevestiging [OK/Annuleer] voor deze statistieken. Het is onwaarschijnlijk dat dergelijke barcodes per ongeluk worden gescand. Gebeurt dat toch, dan sla je de volgende transactie over waardoor de telling weer correct is.

Om toch een positieve bevestiging te hebben dat de statistiek is vastgelegd, verschijnt er een melding – bijvoorbeeld "bezoekersstatistiek geregistreerd" – bovenaan het scherm:

Als een statistiek waarvoor 'verstreken tijd' geteld moet worden actief is, dan verschijnt daarvan een melding bovenaan het scherm (bijvoorbeeld "informatieverzoek – bezig") totdat de medewerker de gebeurtenis weer beëindigt. Bovendien verschijnt er in zo'n geval een STOP icoon op het hoofdscherm. Men kan dan de gebeurtenis beëindigen door op dit icoon te klikken of door de bijbehorende barcode opnieuw te scannen.

625.3.1 Vastleggen van meerdere transacties tegelijk[//]

Om meerdere transacties van hetzelfde type in een enkele handeling te kunnen vastleggen, kan personeel een barcode scannen en daarna het aantal invoeren voorafgegaan door een speciale code (ES).

Voorbeeld

·                Personeel scant de barcode VISENQ

·                Hiermee wordt de statistiek eenmaal gelogd

·                Personeel typt bijv. in: “es50”<enter>

·                Dit logt nog 50 transacties voor de laatste statistiek

·                Dus in totaal zijn er nu 51 transacties gelogd

Elke keer dat personeel “esNN” intypt, zal het systeem dat aantal transacties loggen voor de laatst gescande barcode. Totdat een volgende barcode wordt gescanned. Dit is (kort) te zien op het scherm:

Let op

Het maximum aantal dat ingevoerd kan worden (per keer) is 100.

Dit geldt niet voor statistieken waarbij de parameter “Vastleggen verstreken tijd” is aangevinkt.

625.4 Rapportage[//]

Rapportages kunnen op de gebruikelijke manier worden gegenereerd via AFO141/SSP.

Deze statistieken worden gemaakt op basis van gegevens uit de Uitleentransacties set.

De volgende velden / typen zijn beschikbaar:

·                “Transactie type”: 62 – Statistisch log

·                “Statistisch log code” (Lijst): beschikbaar via de Lijst button – om een specifieke code te selecteren (zie voorbeelden hieronder.

·                “Verstreken tijd in minuten”: de berekende tijd die verstreken is dus begin en eind van de gebeurtenis. Dit is accuraat tot op minuten.

De velden “Transactie datum/tijd”, “User id”, “Instelling”, “Locatie” zijn beschikbaar als standaard opties voor het rapporteren over transacties.